Am pregătit azi cateva sfaturi despre cum să integrați o firma de paza în afacerea dumneavoastră.
Facem acest lucru deoarece, uneori, poate părea o activitate descurajantă.
Mai exact, poate perturba fluxurile de lucru stabilite, implică modificări în sefera securității electronice și impune angajaților dumneavoastră să țină pasul cu modificările impuse.
Alegeți varianta simplificată pentru modul în care totul se rezumă, prin asumarea (când luați o decizie) a responsabilităților.
Acestea sunt ghidurile de top pentru integrarea soluțiilor de securitate, oferite de experții noștri:
1) Creați împreună cu firma de paza un program eficient
Primul lucru pe care doriți să îl faceți este să stabiliți cu firma de paza contractată un program clar de integrare.
Integrarea securității va provoca unele întreruperi și acest lucru nu se poate evita.
Cea mai bună integrare necesită timp pentru ajustare.
Totuși, crearea unui program vă permite să controlați ce schimbări faceți, când se schimbă lucrurile și cât pot dura.
Veți dori ca programul să fie cât se poate de specific.
Planifică la zi și notează orele exacte în care se vor lua măsuri, cum ar fi:
- instalarea dispozitivelor de securitate electronice
- cunoașterea noilor agenți de securitate
- facilitățile tale.
Deoarece sarcinile critice sunt adesea amânate din cauza lipsei de coordonare între achiziții și management, ar fi bine să vă asigurați că reprezentanții dumneavoastră sunt prezenți pentru planificare.
O colaborare funcționează când oferi tot ceea ce este nevoie pentru dezvoltarea afacerii tale inclusiv din punct de vedere al securității.
Firma de pază va avea nevoie de ajutorul tău pentru a executa cel mai bun plan pentru afacerea ta.
Este crucial să întrebați firma de paza de ce are nevoie pentru a-și executa sarcinile rapid și fără probleme inutile.
O integrare ușoară face ca firma de paza să știe ce să facă și să anticipeze solicitări și perturbări importante.
Este posibil să credeți că este sarcina furnizorului de securitate să asigure o tranziție lină însă dupa o scurtă perioadă de integrare, vă puteți considera afacerea cât mult mai sigură.
Efortul suplimentar de multe ori se plătește în plus.
3) Organizați programul de lucru pentru firma de paza
Pentru a reduce la minimum perturbările, este important să explicați clar fluxul de lucru.
Mai exact, să înstiintați firma de paza despre:
- cum funcționează lucrurile,
- care este programul de lucru necesar pentru dimensiunea afacerii dumneavoastră
- cum este securitatea prealabilă.
Cu un flux de lucru comunicat și un plan al procesului de funcționare corect, este mai ușor să gasiți soluțiile necesare pentru orice tip de problemă.
Oferă firmei de pază o direcție în ceea ce privește procesele care trebuie să rămână așa cum sunt și cele care pot fi ajustate.
Vă recomandăm să aveți un plan de lucru, să il comunicati angajaților, pentru a obține o vizualizare mai exactă a configurației actuale.
4) Informați-vă personalul cu privire la firma de paza
După ce aveți toate planurile în ordine, este important să vă asigurați că tot personalul este informat cu privire la modificările făcute.
Oferiți-le informații care îi vor ajuta să înțeleagă procesul de integrare al firmei de paza.
Vorbiți despre lucruri precum programul de lucru, ajustări ale fluxurilor de lucru și alocări de sarcini noi dacă se impune.
Acest lucru face integrarea mult mai ușoară și oferă impresia valoroasă că rolul lor contează.
Este o șansă bună de a rezolva problemele, de a elimina erorile și de a evita complicațiile – încurajează-i să fie deschiși și să comunice despre progresul integrării.
5) Efectuați evaluări frecvente pentru firma de paza
Dacă ați organizat perioada de integrare în faze etapizate, atunci puteți efectua evaluări după fiecare pas cheie din secvență.
A efectua evaluări înseamnă a știi urmatoarele aspecte:
- Dacă fiecare nouă soluție este durabilă în practică
- Că personalul și echipele de securitate au ajuns la o înțelegere clară și reciprocă
- Dacă părțile interesate sunt mulțumite de schimbările necesare ale afacerii
Așteptând până în ultima clipă pentru a evalua cât de bine se integrează firma de paza, poate duce la un proces mai complicat de funcționare.
De regulă, trebuie să evaluați cât de bine se îmbină, fiecare soluție cu fluxurile de lucru actuale după fiecare etapă importantă.
6) Fii atent la complicații
Oricât de bine planificați, pot apărea totuși rezultate neașteptate.
De exemplu, este posibil să suportați cheltuieli suplimentare pentru echipamente sau să faceți ore suplimentare.
Acestea sunt în mare măsură de înțeles – până la urmă, nimeni nu este perfect.
Aceste complicații ar trebui urmărite îndeaproape și este corect să se ceară rapoarte atunci când lucrurile nu corespund așteptărilor.
Rețineți diferența dintre complicațiile rezonabile (accidente, detalii ce pot fi trecute cu vederea) și cele care nu sunt rezonabile (întârzieri inexplicabile sau nejustificate).
Atenția este esențială pentru a identifica ce complicații merită asumate de dumneavoastră și ce erori ar trebui suportate de către firma de paza, din cauza ineficienței acesteia.
Analiza acestei situații în raport cu imaginea de ansamblu este cea mai buna opțiune pentru afacerea dvs.
7) Fii răbdător
Integrarea este o sarcină complexă și implică multe părți interesate.
Ca atare, indiferent cât de repede doriți să treceți de acest proces, vă rugăm să aveți răbdare.
Înțelegeți și, atunci când este posibil, acționați ca forță de stabilizare atunci când apar frustrările și nerăbdarea din partea tuturor.
Este vital să se înțeleagă necesitatea integrării pentru o firma de paza.
Extinderea răbdării sub aceiași formă înseamnă dezvoltarea unei relații de muncă sănătoase și un nivel mai ridicat de dăruire.
Integrarea este o problemă de etică profesională și de rezolvare a problemelor.
Există trei secrete pentru o integrare rapidă:
- așteptările să fie gestionate,
- planificarea clară,
- să existe o abordare la nivel de rezolvare a complicațiilor.
Cea mai bună firma de paza știe importanța integrării rapide și puteți conta pe ea, astfel pregătirea lucrurilor nu poate aduce decât rezultate pozitive.
